一、总则

1、为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据有关法律法规的规定，结合我校基本建设工作的具体情况，制定本办法。

2、本规定的编制依据：

（1）《中华人民共和国档案法》

（2）《建设工程项目管理规范》

（3）《建设工程监理规范》

（4）《建筑工程施工质量验收统一标准》

（5）国家档案局、国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

（6）建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定》

（7）建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》

（8）财政部《基本建设财务管理若干规定》

（9）审计署《审计机关对国家建设项目竣工结算审计实施办法》

（10）国防科工委《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则》

3、基本建设项目档案资料是指在各建设项目从酝酿、决定到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、监理，调试、生产准备、竣工、试生产（使用）、竣工结算审计、固定资产移交等工作活动中形成的文字材料。

学校档案馆对建设项目档案资料的收集要以项目为中心。

发展规划处负责项目立项阶段，包括项目提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划等方面资料的收集、整理；负责国防科工委审批项目资料归档的组织协调工作；

基建处负责项目准备阶段、实施阶段及竣工验收阶段资料的收集、整理；

财务处负责项目财务资料及固定资产形成和移交方面资料的收集、整理；

审计处负责项目过程审计、结算审计和竣工财务决算审计资料的收集、整理；

各有关单位要按照统一领导，统一管理档案的原则，管理好基本建设项目的档案资料，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

二、档案资料的管理

1、学校基建处、档案馆要负责监督、检查和指导本校基建部门建设项目的档案资料工作。档案管理部门应参加重点建设项目档案资料的检查验收。

2、项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

3、项目建设过程中，发展规划处、基建处、财务处、审计处、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。

施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理、移交基建处。

基建处要按本规定的具体实施办法，编制、收集、整理好建筑工程资料档案，按时移交档案馆。

发展规划处、财务处、审计处形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理、移交档案馆。

4、档案资料的汇总整理：

（1）建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向基建处提交完整、准确的项目档案资料。

（2）实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向基建处提交完整、准确的项目档案资料。

（3）建设项目实行由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位应收集、整理所承包工程的档案资料，交基建处汇总、整理，或由基建处委托一个承包单位汇总、整理，统一交给基建处。

5、建设单位、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。施工过程中要有能保证资料安全的库房和设备。

6、凡有引进技术或引进设备的建设项目，要做好引进技术和引进设备的图纸、文件的收集、整理工作，无论通过何种渠道得到的与引进技术或引进设备有关的档案资料，均应交档案部门统一管理。档案部门要加强提供利用手段和措施，保证使用。

7、归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

8、对超过保管期限的基本建设项目的档案材料必须进行鉴定，对已失去保存价值的档案材料，经过一定的审批手续，登记造册后方可处理，保密的档案材料应按保密规定进行管理。

9、设计建设大中型建设项目时，应设计与工作任务相适应的、符合要求的档案资料库房，并为档案资料保管和提供利用配置必要的设备，其费用列入工程总概算。

三、基建处资料管理的要求

1、基建处管理的资料档案分为两类，一类是建筑工程技术资料，另一类是学校及校内有关部门的管理文件、基建处形成的非工程技术类资料。本办法只涉及基建处管理的第一类资料。

2、项目参建各方要充分重视工程建设的资料档案工作。项目施工阶段的施工、监理单位都要建立相应的档案形成、积累、归档机制，将工程文件的形成、积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

工程预验收阶段，基建处按照国家有关规定及本管理办法，组织对工程资料的全面检查；凡资料检查不满足本规定的工程，不得进入正式竣工验收阶段。

3、用户单位或学校其他有关部门、人员提出意见和建议，使建筑工程的功能或投资发生较大变化的，必须取得用户单位主管部门、发展规划处签署的确认文件，基建处方可同意对其发生变更，基建处和施工方应将确认文件作为用户变更的依据资料存档。

由于上述变更使工程投资超出概算的，发展规划处负责调整计划，基建处须将调整后的计划归档管理。

4、工程竣工验收合格后三个月内，基建处必须向学校档案馆报送一套符合规定的工程档案。根据国家的有关规定，档案馆接收的工程档案必须是原件，其它单位可以保存复制件或复印件。有关单位归档的复制、复印件应由档案馆与原件校对、签章，并加盖证明专用章，效力与原件等同。

5、全面、完整是建筑工程资料收集的基本原则。

资料收集的范围不能局限于建筑工程主体本身，相关配套工程、室外工程及工程建设前期发生的项目都必须形成翔实完整的记录资料。

从投资角度来看，凡在本工程列支的项目都必须形成相应的档案记录资料。我校将建筑工程资料按九个方面进行分类：

（1）立项、可研、初设及其批复、建设计划；

（2）前期资料；

（3）合同文件；

（4）施工单位内业资料（含竣工图）；

（5）监理资料；

（6）竣工结算用技术资料汇总；

（7）竣工验收文件；

（8）工程投资控制资料汇总及统计分析资料；

（9）竣工档案

6、资料收集整理的具体要求

（1）立项、可研、初设及其批复、建设计划

此属项目立项阶段的资料收集内容，主要包括：项目建议书、立项批文、可研报告及审批意见；可能的初步设计及其审批意见；建设计划。

项目建议书和立项批文由发展规划处完成。

本条由基建处配合发展规划处完成，其编制按照国防科工委规定的格式，正副本各4份；发展规划处保留2份正本，其余基建处保存。申报、批复及建设计划的取得由发展规划处完成。

（2）前期资料

包括：建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、有关行政主管部门（消防、环保、人防、交通、园林、市政、文物、卫生等）批准文件、勘察设计质量监督合格单、建设工程施工许可证、工程质量监督手续等。

经有关部门批准后取得的工程前期文件材料，其原件应立即交给工程科资料员存档。如果办理其它工程前期手续需要使用，或者工程科在编制竣工文件时需要使用前期资料等情况，可到资料员处借用、复印。

（3）合同文件

基建处管理的合同分类为：

①勘察、设计、施工、监理四大合同；

②各类分包合同；

③甲供材料、设备合同。

经济科签订合同后，交办公室管理；其中办公室将合同复印两份，基建处甲方代表和现场监理各一份，以便监督合同执行。

（4）施工单位内业资料（含竣工图）

施工单位不仅仅指大包单位。在大包施工合同外的其他施工队伍，包括可能发生分包的基础、消防、装饰等队伍，还有室外工程所涉及的施工队伍等等，都在本条所指的施工单位范畴；

内业资料分专业由监理进行一审，甲方代表二审，需要建设单位技术负责人或主管领导审核的，报建设单位审核，审核后由施工单位交基建处资料员保管。

竣工图是工程的重要档案。工程承发包合同或施工图的要求，对竣工图的编制、整理、审批、交接、验收做出规定。施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并应承担责任。

工程竣工图应逐张加盖“竣工图”章。“竣工图”章的内容应包括：发包人、承包人、监理人等单位名称、图纸编号、编制人、审核人、负责人、编制时间等。管理竣工图时，应该考虑以下情况：

①没有变更的施工图，由承包人在原“施工图”上加盖“竣工图”章标志作为竣工图；

②在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由承包人在原施工图上注明修改部分，附以设计变更通知单和施工说明，加盖“竣工图”章标志作为竣工图；

③结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及其他重大改变，不宜在原施工图上修改、补充的，责任单位应重新绘制改变后的竣工图，承包人负责在新图上加盖“竣工图”章标志作为竣工图。

④竣工图最多形成两套，一套送档案馆，一套竣工结算使用。

（5）监理资料

监理单位按照《建设工程监理规范》的规定进行收集、整理、编制。

监理资料在交付建设单位前，由甲方代表一审，工程科长二审，最后由项目总监理工程师交基建处档案员归档。

（6）竣工结算用技术资料汇总

建设项目由于建设周期长，施工图之外的各种费用发生情况很多。尽管发生原因各式各样，各种资料手续齐全，但从投资客观控制的角度考虑，有必要进行此类技术资料的汇总。

竣工结算用技术资料的汇总，主要解决以下几个方面的问题：

①客观了解图纸外费用的发生情况，避免承包商重复要求进行经济签证；

②复审现场甲方代表、监理机构现场做出的决定，减少失误；

③方便工程竣工结算工作的进行。

竣工结算用资料主要是指图纸不能包括而又实际发生的、涉及工程投资的资料文件。通常施工单位技术内业已包含其内容，但其资料为原件，往往只有一份；故用于本类汇总的只能是复印件。

竣工结算用资料包括以下几个方面的主要内容：

①工程前期：拆迁、场地平整及管线挪移、树木等发生费用的相关资料等；

②基础施工：障碍处理、浅基础处理，深基础处理等。

③主体工程：图纸会审；设计变更（甲方要求、用户要求、设计院要求）；现场签证；技术通知单；技术联系单；监理通知；甲方通知等。

④装饰工程：施工方案、施工图纸、渲染图、照片资料等；

⑤室外工程：室外地沟系统、外给排水系统、外电源系统、弱电系统、室外环境工程量的现场确认、外环境施工的现场变更等。

⑥配套工程：服务于项目的室外变电所、换热站等，其费用从既定工程列支者；内容须包括图形说明、文字说明等。

⑦专项工程：主体工程之外、学校决定后增加的类似超净恒温、电磁屏蔽等工程，及其引起的其他工种的再次变更等。

承包商按专业将上述资料装订成册，统一编号，一式四份，做好封面；交甲方代表一审，工程科长或主管领导二审；审核后的竣工结算用资料和施工单位内业资料一起交基建处资料员。

（7）竣工验收文件

按照建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定》和《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》要求所形成的文件，《哈尔滨工业大学基本建设项目竣工验收管理办法》对竣工验收文件的形成进行了进一步细化和要求。

竣工验收文件的形成涉及：建设、施工、监理、勘察、设计单位，涉及包括专项资质在内的各分包单位。各单位应按照档案资料的汇总管理原则进行汇总，将属于建设单位归档管理的资料按时移交基建处资料员。

（8）工程投资控制资料汇总及统计分析资料

本条是指，基建处管理的工程，在工程竣工资料中，应该包含基建处如何进行投资控制的相关内容，以及以投资为核心，对项目各项经济指标进行的综合分析所形成的有关资料的汇总。

主要内容包括：

①总概算执行情况；

②结算工作的管理；

③节约或超支情况及原因分析；

④结算审计情况；

⑤综合经济分析：以投资为核心，对项目的各项经济指标进行综合分析；

⑥存在的主要问题及处理意见；

⑦项目建设的主要经验和教训；

本条与财务处根据《基本建设财务管理若干规定》规定的《竣工财务决算》工作内容有区别。本条着重强调基建处作为建设单位是如何对投资进行控制，由此而形成的相关材料；财务处竣工财务决算的重点是固定资产的形成和移交，审计后的竣工财务决算是固定资产移交的主要内容，是移交的依据。

二者都要接受审计监督。审计处对基建处进行的投资控制，进行过程审计和对工程结算进行审价审计；审计处对财务处的竣工财务决算，要按照《审计机关对国家建设项目竣工结算审计实施办法》的规定进行审计。

基建处经济科完成本项工作。相关资料应装订成册，作为归档工程资料的一个组成部分。

四、归档范围和保管期限

1、基建处、学校档案馆及相关单位应根据工程规模和工程全过程中应产生的文件材料，规定详细的规定范围和内容，以确保归档文件材料的完整性。

2、基本建设项目档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

长期保管的基本建设项目档案材料实际保管期限不得短于建设项目实际寿命。